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RECEPCIÓN

La recepción es el proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor, orden de compra contra factura y lo que él envía (recepción administrativa), y entre lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos y además el aspecto del producto (recepción técnica). Al analizar la verificación de requisitos administrativos y técnicos, encontramos:

Verificación o Recepción administrativa.

Permiten constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si está acorde con lo facturado. Debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra. Entre la especificación a revisar está: nombre genérico del producto, concentración, forma farmacéutica, precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) fechas y formas de entrega y cantidades. Es importante anotar que la persona que realice el conteo de los productos no debe saber qué cantidad se recibe (a ciegas), con el fin de evitar el sesgo que se produce al conocer desde antes dicha información.

Verificación o Recepción técnica.

Permite constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están establecidas como referencia por la legislación y por la organización. Estas especificaciones se refieren a: fecha de vencimiento, número de lote de fabricación, registro sanitario, características físicas y organolépticas del producto como tal, características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y forma farmacéutica, condiciones de almacenamiento, nombre del fabricante y otros requisitos de información acordes a la legislación de cada país. Para llevar a cabo esta verificación técnica, es necesario definir primero el significado de algunos términos:

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Inspección.

Proceso a través del cual se supervisa para corroborar, si el producto cumple con los requisitos de calidad. Dependiendo de la etapa del proceso se denomina: inspección de entrada o de recepción, donde se detectan aquellos materiales que van a ingresar a la producción y no cumplen las especificaciones, se evita así posteriores inconvenientes, como retrasos en los planes de producción o la elaboración de productos de baja calidad. Inspección del proceso, permite tomar decisiones para continuar o detener un proceso, o si se acepta o rechaza un producto. Inspección final, que se lleva a cabo para evitar el envío de un producto defectuoso, como una actividad de garantía de calidad.

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Medición.

Determinación de una característica expresada en un valor numérico.

Control de pasa, no pasa.

Evalúa si una característica está por debajo o por encima de un

límite fijado.

Inspección visual.

Examina características de uniformidad o cambios en el

color, acabado, presencia de partículas extrañas, etc.

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Muestreo.

Es un método idóneo

para investigar características en diferentes poblaciones que por su tamaño se hace

prácticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A través de él se llega a conclusiones generalizadas de todo un lote aplicando las leyes de la probabilidad en una muestra tomada al azar.

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Muestra.

³Es un conjunto de unidades escogidas, cuyas

observaciones son representativas y pueden inferirse a toda la población´.

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Defecto o no conformidad.

Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente

establecidas (legales, internas, del cliente y desacuerdo al aspecto del producto).

Y defecto crítico: es aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto y atenta contra la vida del paciente.

Y Defecto mayor: es aquel que sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del producto.

Y Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.

El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lote de recepción, utilizando para ello una norma vigente en el país. (En Colombia ICONT EC 1097) (tablas militares 105 D).El muestreo lo realizarían funcionarios debidamente capacitados, teniendo en cuenta que la institución debe contar con procedimientos escritos y aprobados y políticas definidas. Se debe brindar acceso a la legislación o normas vigentes, capacitando además en su manejo. La muestra tomada para el análisis tiene que ser representativa a cada lote a recepcionar, es sobre que ella se hace la inspección de las características técnicas, antes mencionadas.

Cuando los insumos están ingresando se deben revisar además otras características como: embalaje, sellados en buen estado y secos, envase; hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo, tapas; presencia de banda de seguridad; etiqueta - impresión firme y clara; blíster, sellados, llenos, con información básica. Es la organización la que define unos niveles aceptables de calidad (NAC) para cada uno de los defectos, así por ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos críticos, 6.5% para defectos mayores y 15% para defectos menores. Se debe contar con una ficha técnica por producto, con información sobre su aspecto, requisitos legales, tiempo de vida útil, especificaciones para su almacenamiento y la información que la institución considere necesaria. (Ver tabla). Esta información es brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos, lo ideal es que la entregue por escrito y en medio magnético de acuerdo a un formato previamente definido.

Cada institución contará con la clasificación de defectos administrativos y técnicos por escrito y de fácil acceso para los funcionarios que están realizando la actividad de recepción; un ejemplo es parte de la clasificación y determinación de defectos en el material de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica de los medicamentos que encontramos en la siguiente tabla:

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DEFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO